Factuur maken als zzp'er: wat er op moet en wat niet

Voor de Belastingdienst bestaat “zzp’er” niet als aparte categorie. Je bent ondernemer voor de btw, en dan gelden precies dezelfde factuureisen als voor een bedrijf met honderd man personeel: beide namen en adressen, je btw-identificatienummer, je KVK-nummer, de factuurdatum, een opeenvolgend factuurnummer, een omschrijving en hoeveelheid van wat je geleverd hebt, de datum van levering, en het bedrag exclusief btw met het btw-tarief en btw-bedrag erbij.

Er is dus geen lichtere variant voor eenmanszaken. Wat wél anders is, is waar het in de praktijk misgaat — en dat zijn bij zzp’ers steeds dezelfde vier dingen.

Je omschrijving is te vaag

Dit is de meest gemaakte fout. “Werkzaamheden juli” of “Advies” is niet genoeg. De eis is dat de aard en de omvang van je dienst op de factuur staan, dus: waar het over ging en hoeveel ervan. “24 uur ontwikkelwerk aan webshop” voldoet, “werkzaamheden” niet.

Bij uren betekent dat ook dat je het uurtarief apart vermeldt als dat van toepassing is — dus 24 uur × € 85,00, niet één regel van € 2.040,00. Je klant heeft dat nodig om de factuur te kunnen controleren, en jij hebt het nodig als er discussie ontstaat.

Je factureert per maand maar levert per dag

De leverdatum is een verplicht gegeven, en die is bij doorlopend werk lastiger dan bij een eenmalige klus. Voor een maand losse uren zet je de periode erop waarin je geleverd hebt, dus “1 tot en met 31 juli 2026”. Dat is de datum van de dienst; de factuurdatum is de dag waarop je de factuur uitreikt en mag daarvan afwijken.

Let hierbij op je btw-tijdvak. Reik je de factuur voor juli pas in augustus uit, dan valt de btw in het derde kwartaal en niet in het tweede. Dat is geen fout, maar het scheelt wel welk kwartaal je aangifte raakt.

Je zet de betalingstermijn er niet op

De wettelijke betalingstermijn is dertig dagen als je zelf niets afspreekt. Zet je er wel iets op, dan mag dat bij een zakelijke klant tot zestig dagen, en langer alleen als daar een goede reden voor is die je allebei redelijk vindt.

Een termijn op de factuur is geen verplicht gegeven, maar zonder is discussie over te laat betalen bijna niet te winnen. Zet er een concrete vervaldatum bij in plaats van “binnen 14 dagen” — dan hoeft niemand te rekenen, en bij een herinnering kun je naar een datum wijzen.

Je verwart de KOR met 0% btw

Als je de kleineondernemersregeling gebruikt breng je geen btw in rekening, en dan hoort er geen btw-bedrag en geen btw-tarief op je factuur te staan. Wat er wél op moet, is dat je de regeling toepast. Een regel “btw 0%” of “btw € 0,00” is iets anders: dat is een tarief, en dan suggereer je een 0%-levering die je waarschijnlijk niet doet.

Verkoop je aan een klant in het buitenland, dan kan het weer anders liggen — bij diensten aan een btw-ondernemer in een ander EU-land verleg je de btw, en dan hoort de tekst “btw verlegd” plus het btw-nummer van je klant op de factuur.

Wat het je oplevert om het goed te doen

Een factuur die niet aan de eisen voldoet kan door je klant geweigerd worden, en dat kost je weken. Belangrijker: je klant mag de btw pas aftrekken als de factuur klopt. Bij een grotere opdrachtgever loopt je factuur langs een crediteurenadministratie die daar streng in is, en die stuurt hem terug zonder uitleg.

De factuurtool op deze site controleert terwijl je typt welke van de verplichte gegevens er nog ontbreken, en laat je pas met een gerust hart downloaden als de lijst leeg is. Downloaden mag altijd — de waarschuwing blokkeert niets.