Moet mijn factuurnummer doorlopend zijn?

Ja. De Belastingdienst eist een opeenvolgend factuurnummer, waarbij elk nummer maar één keer voorkomt en er geen gaten in de reeks zitten. Hoe die reeks eruitziet mag je zelf bepalen — 2026-001 mag, F-1042 mag ook, en doortellen over jaren heen mag eveneens.

Waarom die eis bestaat

Een sluitende reeks laat zien dat je administratie compleet is. Zit er een gat in, dan kan een controleur niet vaststellen of daar een factuur hoorde die je niet hebt opgegeven. Het gat zelf is het probleem, niet het nummer.

Dat betekent ook dat je een nummer niet mag “bewaren” voor later, en dat je niet halverwege het jaar met een schone reeks kunt beginnen omdat de oude je niet meer bevalt.

Wat je doet als een factuur niet klopt

Hier gaat het vaakst mis. Je hebt factuur 2026-004 verstuurd en er blijkt een fout in te zitten. De verleiding is om het nummer opnieuw te gebruiken of de factuur gewoon weg te gooien.

Doe dat niet. Maak in plaats daarvan een creditfactuur met een eigen, volgend nummer (2026-005) die de oorspronkelijke factuur tegenboekt, en stuur daarna de gecorrigeerde factuur als 2026-006. Je reeks blijft dan sluitend, en in je boekhouding is te volgen wat er gebeurd is.

Een creditfactuur is verder een gewone factuur: dezelfde verplichte gegevens, alleen met negatieve bedragen. Verwijs erop naar het nummer van de factuur die je crediteert.

Welke opbouw handig is

De eis zegt niets over het formaat, dus kies wat voor jou werkt. Twee veelgebruikte vormen:

Jaar plus volgnummer, zoals 2026-001. Je ziet in één oogopslag uit welk jaar een factuur komt en hoeveel je dat jaar gefactureerd hebt. Je begint elk jaar opnieuw bij 001. Dit is wat de meeste ondernemers doen, en wat deze tool voorstelt.

Doorlopend zonder jaartal, zoals 1042. Simpeler, maar je verliest het overzicht per jaar.

Wat je vooral niet moet doen: het nummer laten afhangen van iets anders dan de volgorde, zoals een klantnummer of een projectcode erin verwerken. Dan loop je vroeg of laat vast omdat twee facturen hetzelfde nummer zouden krijgen.

Meerdere reeksen

Je mag meerdere reeksen naast elkaar gebruiken, bijvoorbeeld één per vestiging of één voor creditfacturen. Voorwaarde is dat elke reeks op zichzelf sluitend is en dat een nummer binnen het geheel uniek blijft. In de praktijk is één reeks eenvoudiger, en fouten in de administratie komen bijna altijd voort uit onnodige complexiteit.

En als er toch een gat in zit

Dat is geen ramp, maar leg het wel vast. Noteer in je administratie waarom het nummer ontbreekt, bijvoorbeeld omdat een factuur per ongeluk dubbel is aangemaakt en direct is vernietigd. Bij een controle telt of je het verschil kunt verklaren.