Welke gegevens moeten er verplicht op een factuur staan?

Een factuur moet in Nederland elf gegevens bevatten: jouw naam en adres, de naam en het adres van je klant, jouw btw-identificatienummer, jouw KVK-nummer, de factuurdatum, een opeenvolgend factuurnummer, een omschrijving en hoeveelheid van wat je geleverd hebt, de datum van levering, het bedrag exclusief btw per btw-tarief, het btw-tarief en het btw-bedrag.

Hieronder staat per gegeven wat de Belastingdienst er precies mee bedoelt, want daar zit het verschil tussen een factuur die klopt en een factuur die je boekhouder terugstuurt.

Namen en adressen

Je moet de volledige naam van jezelf én van je klant vermelden. Dat is de juridische naam. Een handelsnaam mag ook, maar alleen als die bij de Kamer van Koophandel staat ingeschreven.

Bij de adressen gaat het om de plek waar de onderneming werkelijk zit. Alleen een postbusnummer is niet genoeg. Dat geldt voor allebei de partijen.

Btw-identificatienummer en KVK-nummer

Je btw-identificatienummer moet met de landcode ervoor, dus beginnend met NL. Let op dat dit een ander nummer is dan je omzetbelastingnummer: het btw-identificatienummer is het nummer dat je naar buiten toe gebruikt.

Je KVK-nummer hoort erop als je bij de Kamer van Koophandel staat ingeschreven.

Factuurdatum en factuurnummer

De factuurdatum is de dag waarop je de factuur uitreikt. Het factuurnummer moet opeenvolgend zijn: elk nummer komt maar één keer voor en er zitten geen gaten in de reeks. Hoe je die reeks opbouwt mag je zelf weten — zie factuurnummering.

Wat je geleverd hebt

Bij goederen vermeld je de omschrijving en het aantal, bijvoorbeeld “100 kg suiker” of “25 spijkerbroeken”. Bij diensten gaat het om de omschrijving en de omvang, dus “4 uur advies” en niet “werkzaamheden”. Een omschrijving waar een buitenstaander niets uit kan opmaken, voldoet niet.

Datum van levering

Dit is de dag waarop je geleverd hebt of de dienst hebt verricht. Was er een vooruitbetaling vóór de levering, dan vermeld je die datum. De leverdatum mag afwijken van de factuurdatum, en dat gebeurt in de praktijk vaak.

Bedragen en btw

Het bedrag exclusief btw moet per btw-tarief apart op de factuur staan. Reken je op één factuur zowel 21% als 9%, dan horen daar dus twee bedragen te staan, met per tarief het btw-bedrag erbij. Is er een prijs per eenheid van toepassing, dan hoort die er ook op.

Dit is meteen het punt waar veel facturen een centverschil oplopen. Bereken de btw over het totaal van een tariefgroep en niet per regel: per regel afronden en dan optellen geeft afwijkingen met boekhoudsoftware.

Uitzonderingen

Er zijn drie situaties waarin andere regels gelden.

Gebruik je de kleineondernemersregeling (KOR), dan ben je niet verplicht een factuur uit te reiken. Doe je het toch, dan zet je er geen btw op en vermeld je dat je de kleineondernemersregeling gebruikt.

Is de btw verlegd naar je klant, dan zet je “btw verlegd” op de factuur plus het btw-identificatienummer van je klant. Controleer dat nummer altijd, want daar hangt van af of de verlegging klopt. Je eigen btw-identificatienummer blijft ook verplicht.

Is het bedrag € 100 of lager inclusief btw, dan mag je een vereenvoudigde factuur maken, waarop minder gegevens verplicht zijn.

Hoe lang bewaren

Je administratie, en dus je facturen, bewaar je zeven jaar. Voor gegevens over onroerende zaken is dat tien jaar. Een digitale kopie is genoeg, zolang die leesbaar en onveranderd blijft.